Основанием для ведения бухгалтерского учета являются первичные документы, в которых отображаются финансовые операции. Первичные документы должны составляться в ходе осуществления хозяйственной операции. Для контроля этих первичных документов формируется так называемые сводные учетные документы. Что же такое первичные документы — это письменные подтверждения, где описываются и фиксируются хозяйственные операции, которые включают в себя разрешения владельцев компании.
Первичные документы могут храниться как на бумажном носителе, так и в электронном. Но обязательно должны иметь следующие реквизиты:
а) название документа;
б) дата и место составления;
в) название предприятия;
г) должности тех лиц, которые несут ответственность за выполнение хозяйственной операции, а также живая подпись тех действующих лиц, которые задействованы в осуществлении хозяйственной операции.
Первичные документы составляются на специальных бланках, которые предоставляет и утверждает Министерство статистики. Регистры бухгалтерского учета должны иметь название, период регистрации хозяйственных операций, фамилии и подписи или другие данные, дающие возможность установить лица, участвовавших в их составлении. Все хозяйственные операции должны отображаться именно в том периоде, в котором они были осуществлены. Законом предусмотрено, если информация о хозяйственной деятельности компании сохранена в электронном носителе, то должна быть сделана обязательно бумажная копия. И в случае необходимости, предоставлена в правоохранительные органы или подобные органы, которые предусмотрены законодательством. Предприятие должно принимать все необходимые меры предосторожности и безопасности, которые позволяют защитить первичные документы и всю бухгалтерскую и финансовую информацию от корректировок, зачеркиваний и исправлений. Все записи сделанные в первичных документах осуществляются при помощи черных чернил, шариковых ручек, печатных машин, принтеров, и они должны обеспечить сохранность этих документов на тот срок, который должен раниться документ.
Ответственность за недействительные данные, за исправление и за несвоевременную подачу и составление документов несут те лица, которые составили и подписали эти документы. Контроль за соблюдением исполнительными лицами графика документооборота на предприятии возлагается на главного бухгалтера.
Первичные документы и другая бухгалтерская информация может быть изъята у предприятия, но только в присутствии соответствующих государственных органов. Также в их присутствии и в присутствии руководителя предприятии могут делаться копии документов, и обязательно необходимо составлять реестр изъятых документов. Если в изъятых документах обнаружена информация о сокрытии налогов или об уклонении от уплаты налогов, тогда правоохранительные органы и органы налоговых инстанций имеют права лишить предприятия этих первичных документов.
Для обеспечения достоверности данных рекомендуется на предприятии проводить инвентаризацию активов, при которой будут отображаться и фиксировать их реальное состояние. Руководитель предприятия является ответственным за организацию инвентаризации, который должен создать все условия для ее проведения, указать сроки, а также объекты. При проведении инвентаризации создается комиссия, которая состоит из руководителей структурных подразделений, главного бухгалтера и руководителя предприятия в том числе. Проведение инвентаризации осуществляется, если:
- Государственное предприятие преобразовывается в акционерное общество, при передачи имущества в аренду,
- При смене материально-ответственных лиц;
- Перед составлением годовой отчетности предприятия. Хотим отметить, что инвентаризация основных фондов, зданий, сооружений проводится один раз в три года;
- Когда зафиксирован факт кражи или порчи имущества;
- В случае прекращения деятельности предприятия (ликвидации).