Кадровое делопроизводство. Ключевые моменты

Всякий работодатель, будь то организация или ИП, обязан грамотно организовать кадровое делопроизводство. И это правило актуально, как для фирм с огромной численностью сотрудников, так и для индивидуальных предпринимателей, нанявших всего одного работника. Конечно, объем оформляемых бумаг в  том и другом случае будет различным, но вот порядок обращения с ними примерно одинаков.

При этом, закон подробно регламентирует каждый этап обращения с бумагами, будь то создание, хранение или уничтожение документов. При этом существует целый ряд нормативных требований, которые необходимо учитывать и соблюдать.  И здесь оптимальным решением в большинстве случаев является сотрудничество с профессионалами.

На рынке в широком объеме представлены услуги специализированных архивных центров, готовых взять на себя, как архивное хранение документов, так и организацию кадрового документооборота.

Но на специалистов надеясь, самим тоже не следует «плошать».  Любое лицо, ответственное за создание кадровых документов, должно понимать, что соблюдение соответствующих норм, стандартов и правил позволит ему эффективно решить множество задач. И одной из самых значимых является предотвращение возникновения  трудовых споров и успешное их разрешение. Кроме того, грамотно организованное кадровое делопроизводство – это  защитная мера от возникновения претензий со стороны контролирующих органов (Трудовой инспекции, к примеру).

А начинается все, разумеется, с оформления документов. Следует понимать, что любое юридически-значимое действие работодателя должно отражаться в соответствующем акте. В связи с этим различают следующие виды кадровых документов:

  • акты о приеме на работу;
  • акты о  переводе на другую работу;
  • акты об увольнении с работы;
  • документы об оформлении отпусков;
  • документы о поощрении;
  • документы  о взыскании.

Но мало просто оформить бумаги, важно также обеспечить им сохранность и надлежащие условия хранения. Различают следующие виды данного мероприятия: хранение кадровых документов в момент их исполнения и после исполнения. При этом оформляемые бумаги формируются в отдельные дела по определенным признакам. Опять же в зависимости от типа дел, а также от того работают ли еще с ними сотрудники кадровой службы, бумаги хранятся либо непосредственно у них, либо в отделе, либо в архиве. Обратите внимание! Передаче в архив подлежат далеко не все дела, а только те, которые имеют постоянный или долговременный (более десяти лет) срок хранения.

Кадровые акты кратковременного хранения (до десяти лет включительно) в архив не передаются. Они остаются в отделе и уничтожаются после истечения срока хранения.

И тут мы вплотную подходим к завершающей стадии кадрового делопроизводства – уничтожению документов. Порядок данного мероприятия также строго регламентирован закону и ему подчиняется.

Стоит ли говорить, что учесть все эти и многие прочие нюансы можно только при наличии соответствующих знаний и опыта. А значит лучше всего все же воспользоваться помощью и поддержкой профессионалов, оказывающих архивные услуги широкого спектра.

Запись опубликована в рубрике Юридические услуги с метками . Добавьте в закладки постоянную ссылку.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


*

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>